Das Mitarbeitergespräch

28. Juli 2009 von Gastautor

Gastbeitrag von Günter Hartmann

Das Mitarbeitergespräch ist ein Instrument der Personalentwicklung und der Mitarbeiterführung. Das Mitarbeitergespräch findet zwischen den zuständigen Führungskräften (den zuständigen Vorgesetzten) und den Mitarbeitern statt. In vielen Unternehmen ist das Mitarbeitergespräch entweder durch Tarifvertragoder durch Betriebsvereinbarungen festgeschrieben. Meist findet es einmal jährlich statt. Aber auch ohne diese Festschreibung ist es ein wichtiges Führungsinstrument, da dadurch die Mitarbeiter stärker in das betriebliche Geschehen eingebunden werden und die Führungskräfte sich ein Bild über den Stand des jeweiligen Mitarbeiters machen können. Gerade für KMU ist das Mitarbeitergespräch von enormer Bedeutung. Neben dem festgesetzten jährlich stattfindenden Mitarbeitergespräch gibt es auch andere Anlässe für ein Mitarbeitergespräch:

  • Beginn der Arbeitsaufnahme
  • Ende der Probezeit
  • Ablauf der Befristung des Arbeitsvertrages
  • Rückkehr nach längerer Krankheit/Arbeitsunfähigkeit
  • als Karrieregespräch
  • etc.

Ein Protokoll anzufertigen ist nicht zwingend erforderlich, sollte aber aus Gründen der besseren Erinnerung und zur Vorbereitung für spätere Mitarbeitergespräche angefertigt werden. Dabei sollte auf die Form des Ergebnisprotokolls zurückgegriffen werden. Es sollte kurz, prägnant und klar sein. Das Protokoll sollte von dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter unterschrieben und dem Mitarbeiter ausgehändigt oder werden oder zugänglich bleiben. Zu bedenken ist, dass das Protokoll zur Personalakte genommen wird und von daher eine wichtige Dokumentation darstellt. Wenn ein Protokoll angefertigt wird, ist es üblich, das lezte vorhandene Protokoll aus der Akte zu entfernen und zu vernichten, so dass jeweils nur das Protokoll des aktuell geführten Mitarbeitergespräches vorhanden ist.

Im folgenden werden einige Hinweise gegeben, wie der gesamte Prozess eines Mitarbeitergesprächs strukutriert werden kann.

Vorbereitung

Der Vorbereitung ist besondere Beachtung zu schenken. Da i. d. R. ein sehr begrenzter Zeitrahmen für ein Mitarbeitergespräch (ca. 30 Min. bis max. 1 Stunde) besteht, muss dieses aus der Sicht der Führungskraft gut vorbereitet sein.

Folgende Punkte sollten in jedem Falle berücksichtigt werden:

  • Terminierung des Mitarbeitergesprächs so, dass es in den Arbeitsablauf des Mitarbeiters passt;
  • rechtzeitig den Mitarbeiter informieren und dabei die geplante Dauer sowie Stichpunkte angeben, damit sich der Mitarbeiter ebenfalls vorbereiten kann;
  • vorhandenes Protokoll des letzten Mitarbeitergesprächs durchsehen, um getroffene Vereinbarungen überprüfen zu können;
  • Notizen machen, was genau in dem Gespräch thematisiert werden soll;
  • ggf. Besprechungsraum reservieren (ist u. U. besser als das eigene Büro, da für beide Beteiligten “fremdes” Terrain);
  • Störungen weitgehend ausschließen, Telefongespräche umleiten, Handy ausschalten, etc.
  • Getränke bereitstellen, ggf. Gebäck; bei den Getränken ist besonders Mineralwasser wichtig, da Gespräche häufig einen trockenen Mund verursachen, außerdem wird die Gastfreundilchkeit unterstrichen;
  • Papier und Kugelschreiber für Notizen bereitlegen;
  • dafür sorgen, dass andere Termine oder Verpflichtungen nicht unmittelbar vor dem Gespräch enden, sondern eine kleine Pause (ca. 10 -15 Min.) dazwischen liegt, um sich auf die neue Situation einzustellen;

Ablauf

Der Ablauf eines Mitarbeitergesprächs hängt auch vom Anlass und der Zielsetzung des Gesprächs ab. Dennoch lassen sich auch zum Ablauf einige Essentials nennen, die so oder ähnlich vorkommen.

  • Begrüßung des Mitarbeiters (wenn nicht bereits an diesem Tag begegnet);
  • kurze Aufwärmphase (allgemeine Themen ansprechen) um das Ankommen zu erleichtern;
  • dann Übergang zu dem Anlass des Treffens finden und das Gespräch beginnen (der Gesprächspartner muss erkennen, dass er nun in das Mitarbeitergespräch eintritt);
  • Darstellung der Gesprächsziele;
  • Rückblick I Darstellung der positiven Punkte aus der zurückliegenden Zeit (durch die Führungskraft);
  • Rückblick II, beidseitige kritische Analyse der zurückliegenden Zeit;
  • Formulierung von Entwicklungspotentialen (durch die Führungskraft);
  • Formulierung von Qualifizierungswünschen durch den Mitarbeiter);
  • Formulierung von Zielen/Vorhaben für den kommenden Zeitraum;
  • Formulierung von Milestones;
  • Zusammenfassung des Gesprächs (beidseitig, so können die Beteiligten prüfen, ob beide das Gleiche aus dem Gespräch mitnehmen);
  • diese Zusammenfassung protokollieren und unterschreiben;
  • Abschluss des Gesprächs (durch Führungskraft) dabei Wertschätzung und positiven Verlauf des Gesprächs zum Ausdruck bringen.

Nachbereitung

Insbesondere für die Führungskraft ist eine kurze Nachbereitung des geführten Mitarbeitergesprächs notwendig. Sie muss sich ggf. Termine (Milestones) einplanen, an denen die Erreichung der vereinbarten Zwischenschritte besprochen werden können. Oder es haben sich aus dem Gespräch bestimmte Gesichtspunkte ergeben, denen nachgegangen werden muss, etc.

In Unternehmen, bei denen Mitarbeitergespräche auf der Grundlage von Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen durchgeführt werden, kann es üblich sein, dass ein Mitglied des Betriebsrates (in öffentlichen Verwaltungen: des Personalrates) bei dem Mitarbeitergespräch anwesend ist. Hier gilt für die Vorbereitung, dass auch diese Person vorab eine Themenliste zur Vorbereitung ausgehändigt wird. Meist unterschreibt dann auch diese Person das Protokoll.

Gastautor G. Hartmann

G. Hartmann

Günter Hartmann ist seit über 15 Jahren freiberuflich als Coach und Mediator tätig. Schwerpunkte seiner Arbeit sind: Coaching für Führungskräfte, Teambildung u. -entwicklung, Personalentwicklung, Wirtschaftsmediation sowie interne Unternehmenskommunikation. Sie finden Ihn unter http://www.hartmanncoaching.de und bei Twitter unter @targetfinder.

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1 Kommentar zu „Das Mitarbeitergespräch“

  1. Die Idee, Gastautoren die Möglichkeit zu geben, Fachbeiträge hier zu veröffentlichen, finde ich sehr gut und habe sie auch gerne genutzt. Besten Dank an die Herausgeber. Ich wünsche allen noch einen schönen Tag.

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